Organizar é a ciência de saber administrar os recursos humanos, financeiros, esforços, tempo e trabalho. Organização é o processo por meio do qual se procura estabelecer a estrutura organizacional, a divisão do trabalho, a hierarquia, a coordenação, as responsabilidades, a autoridade e o poder. Uma organização pode ser formal ou informal. Uma organização informal é aquela formada de maneira espontânea, já uma organização formal é um agrupamento social formada com um propósito de alcançar um objetivo específico.
O diferencial de uma empresa pode ser estabelecido pela maneira em que é organizada de forma a agregar mais valor ao seu mercado consumidor. A estrutura organizacional é a forma com que se divide, agrupa e coordena as atividades da organização e as relações entre os gerentes e subordinados, sendo que os órgãos ou departamentos podem ser definidos com base em um dos seguintes critérios:
1. Funcional
2. Por produto
3. Geográfica ou territorial
4. Por processo
5. Por clientes
A estrutura organizacional mais utilizada é a funcional. Os cargos em uma departamentalização funcional são formados pela similaridade ou afinidade das funções. Um cargo é constituído por um conjunto de funções, uma função é formada por um conjunto de tarefas e uma tarefa é composta por um conjunto de atividades.
Autoridade são os direitos e deveres inerentes a uma posição de gestor para dar ordens e esperar que sejam obedecidas. A autoridade pode ser centralizada ou descentralizada e representa o grau em que se tomam as decisões. A autoridade pode ser delegada, a responsabilidade não.
Um princípio organizacional básico é o da unidade de comando que significa que ninguém pode ter mais do que um chefe. Em outras palavras, “não poderá servir a dois senhores”, pois ao obedecer a um poderá estar desagradando ao outro. A sabedoria popular diz que “cachorro que tem dois donos morre de fome”, pois um fica esperando pelo outro. Precisamente aí, reside a causa de muitos conflitos nas organizações, principalmente nas micro e pequenas empresas familiares, onde todo mundo se acha no direito de mandar porque é sócio ou é da família.
Organograma é a representação gráfica ou uma fotografia da estrutura organizacional. O organograma é composto por linhas e figuras geométricas, geralmente por retângulos ou quadrados. As linhas cheias de cima para baixo lê-se comando e de baixo para cima subordinação. Já, as linhas horizontais representam a atividade de coordenação exercida pela hierarquia imediatamente superior. As linhas cheias indicam as autoridades de linha, as pontilhadas as assessorias, tal como a assessoria contábil ou advocatícia, etc., e as linhas tracejadas representam as autoridades técnicas.
A posição das figuras geométricas no organograma também têm significados. As figuras da parte superior do organograma representam a direção, responsável pelas estratégias de longo prazo da organização. As figuras intermediárias representam as gerências intermediárias, responsáveis pelas ações táticas e de médio prazo, e os retângulos ou quadrados localizados na base do organograma representam os órgãos responsáveis pelas atividades operacionais do dia-a-dia da organização, ou seja, de curto prazo. Aproveite esta oportunidade para repensar a sua organização e o seu organograma de modo a colocar a sua empresa no caminho do sucesso.
Soeli de Oliveira é consultora e palestrante das áreas de marketing, varejo, motivação e atendimento do Instituto Tecnológico de Negócios.
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